Wissen und ISO 9001:2015

Ein systematischer Ansatz für das Wissensmanagement

Heute starten wir unsere kleine Beitragsserie zu dem Thema Wissensmanagement in Unternehmen und Organisationen. Ja, das Thema füllt bereits Hörsäle, Bibliotheksregale und Managementseminare. Darum möchten wir die Informationen und Diskussionen der letzten Jahre nicht noch einmal „durchkauen“. Vielmehr betrachten wir diese Thematik mit einem neuen, spezialisierten Fokus: Optimierte Beschaffung und Nutzung von Fachmedien. Best Practice-Lösungen aus der Perspektive eines Fachmedienhändlers und Portalbetreibers. Interessant ist die Herangehensweise nicht nur für Qualitätsmanager, sondern besonders auch für Geschäftsleitungen, Verantwortliche in den Bereichen Personalwesen, Organisation, Einkauf, IT sowie Personalverantwortliche in Fachabteilungen der Wertschöpfungskette.

Auch wenn sich Ihr Unternehmen nicht nach ISO 9001 zertifizieren möchte, sind die dort beschriebenen Begriffe , Prinzipien und Anforderungen geeignet, um Schlussfolgerungen für den praktischen Umgang mit Wissen abzuleiten. Neu in der aktuellen Norm ISO 9001:2015 (ggü. 9001:2008) sind besonders a) die Prozessorientierung (statt Zustandsbeschreibung) und b) das Wissensmanagement als evidenter Bestandteil des Qualitätsmanagements.

Definition gem. ISO 9001:2015: Wissen ist eine verfügbare Sammlung von Informationen, die eine berechtigte Überzeugung darstellen und mit großer Sicherheit wahr sind.

Um eine gemeinsame Wissensgrundlage zu schaffen, fassen wir die wesentlichsten Anforderungen der Norm ganz kurz zusammen:

01: Wissen, das notwendig ist, um Produkte / Dienstleistungen wettbewerbsfähig anbieten zu können. Hierzu gehören sowohl Kenntnisse zur Zusammensetzung, Herstellung, Ausgestaltung und Absatz des Angebotsportfolios als auch Fachwissen zur Durchführung und Aufrechterhaltung der Unternehmensprozesse (FiBu, Einkauf, Recht, I&F, F&E, IT u. a.).

Am Beispiel eines Krankenhauses: Festlegung, welches ärztliche Wissen im Haus und in den Abteilungen vorhanden sein muss, um die definierten Ziele zu erreichen (Spezialisierungen, Zentrum für … u. ä.). Aber auch Fachwissen zur Aufrechterhaltung des Krankenhausbetriebs (Buchführung / Abrechnung, Pflege / Hygiene, Gerätebedienung / Störungsbeseitigung, Arbeitsrecht u. v. a.)

02: Das benötigte Wissen muss den entsprechenden Mitarbeitern bereitgestellt werden. Ist das Wissen bereits im Haus, kann es intern weitergegeben werden (informelle Gespräche, interne Weiterbildungen, Zeitschriftenumlauf, Bibliothek/Apparate, „Yellow Pages“…) oder extern erworben werden (Seminare, Fortbildungen, Literatur, Datenbankzugänge, …)

03: Das für das Unternehmen / die Organisation als notwendig definierte Wissen soll aktuell und valide sein. Hierfür sollen (ökonomisch) sinnvolle Systematiken definiert und eingerichtet werden.

04: Welches Zusatzwissen wird benötigt, um die zukünftigen (aktualisierten oder erweiterten) Unternehmensleistungen erbringen zu können, und woher kann es bezogen werden (intern / extern)?

Die Norm unterscheidet noch zwischen Wissen und Kompetenz. Als Kompetenz wird die Anwendungsfähigkeit des vorhandenen Wissens verstanden. In der Praxis geht es also nicht nur um vorhanden ja/nein, sondern auch um Fertigkeiten und Kapazitäten/Mengen.

Lehmanns bietet zahlreiche Services und Portal-Features, mit denen Kunden die Prinzipien der ISO zielführend und wirtschaftlich umsetzen können. Nur ganz kurz angerissen:

Vermitteln / verteilen (02): Internationale Beschaffung aus über 30 Mio. Fachmedien, unternehmensweites Lizenz- und Zugriffsmanagement für e-Medien, Instant Access, Single-Sign-On, …

Aufrechterhalten (03): Neuerscheinungsdienst (LAS), Neuauflagendienst (LEIS), …

Erweitern (04): wie 02, Bestandsführung, …

Im nächsten Teil liefern wir praktische Tipps für das Wissensmanagement beim Onboarding neuer Mitarbeiter/innen.

Möchten Sie mehr zu diesem Thema erfahren oder wissen, wie sich eine Lösung auf Ihr Unternehmen adaptieren lässt?

Andrea Jähnichen gibt Ihnen gerne nähere Auskünfte.

Medien und Arbeitshilfen zum Thema

„Wissensmanagement und ISO 900:2015”

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