Indirekter Einkauf: manuell vs. digital

Tätigt Ihr Unternehmen Indirekte Einkäufe? Ja. Woher wir das wissen? Nun, Sie sitzen auf einem, Sie schauen auf einen, und wahrscheinlich haben Sie gerade auch einen in der Hand: Stuhl, Monitor, Maus.

Indirekter Einkauf – Begriffserläuterung und Merkmale

Der Begriff „Indirekter Einkauf” besitzt mittlerweile einen einheitlichen, allgemein anerkannten Bedeutungsinhalt: Die Beschaffung von Gütern, Dienstleistungen und Rechten/Lizenzen, die nicht unmittelbar in die Fertigung / die Kernwertschöpfungskette einfließen. Hierzu gehören neben der oben genannten Geschäftsausstattung natürlich auch Bücher, Zeitschriften und Medienlizenzen.

Nicht in jedem Einzelfall, aber typischerweise lässt sich der Indirekte Einkauf wie folgt charakterisieren:

  • hohe Anzahl von Bestellprozessen
  • individueller Bedarf der Anfordernden
  • jeweils relativ geringe Anschaffungshöhe oder schwer beschaffbares Produkt („exotisch”)
  • überwiegend katalogfähige Produkte (fertig oder einfach zu konfigurieren)
  • kaum oder wenige identische Wiederholungskäufe (aufgrund techn. Entwicklung oder in unserem Bereich: Neuauflagen, Neuerscheinungen)

Aus all dem folgt, dass die Prozesskosten der Beschaffung in Relation zu den Einkaufsvolumina deutlich höher sind als bei Gütern des Direkten Einkaufs. Gleichzeitig werden sie in der Regel als Gemeinkosten geführt und damit weniger akribisch beobachtet als Einzelkosten. Hier schlummert ein nicht zu unterschätzendes Verbesserungspotenzial.

Ob und in welchem Maß Prozesse beschleunigt und damit Kosten gesenkt werden können, beleuchtet eine empirische Studie, die der Lehrstuhl für Supply Chain Management der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK) unter Leitung von Herrn Prof. Dr. Holger Müller durchgeführt hat. In 110 deutschen Unternehmen wurden alle Prozessschritte, erstmalig auf Micro-Schritt-Ebene, von der Bedarfsanforderung bis zur Zahlung analysiert und bewertet.
 

Die Stichprobe

Die Erhebung wurde branchenübergreifend mit einer guten Abbildung der deutschen Industrie- und Dienstleistungsstruktur durchgeführt.

Quelle: eigene Darstellung in Anlehnung an Müller/Bellini 2017: 12f., Zahlenmaterial math. gerundet

Interpretation der rechten Spalte: Unternehmen mit 51 – 250 Mitarbeitern, Volumen Indirekter Einkauf pro Jahr und Unternehmen durchschnittlich 40.000 €, davon 22.600 € katalogfähige Produkte/Leistungen.

Vorgehen

Zur Ermittlung belastbarer, unterschiedlicher Prozesskosten und -qualitäten im Indirekten Einkauf erfolgte die Analyse insbesondere unter folgenden Aspekten:

  1. Überwiegende Art der im Unternehmen vorhandenen Einkaufsprozesse (nicht formalisiert, formalisiert-manuell, digital)
  2. Primäre Prozesskennzahlen
  3. Strukturierung des Purchase-to-Pay-Prozesses und zeitliche Abschätzung der Macro-Phasen und Micro-Schritte
    Macro: Bedarfsanforderung + -freigabe | ggf. Lieferantenauswahl | Bestellung | Wareneingang | Rechnung + Zahlung
    Micro am Beispiel Bestellung: Anlage | Versand | Auftragsbetätigung | Bestellüberwachung (vgl. ebd.: 10)

Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse

„Neben der zu erwartenden Höhe des Einkaufsvolumens im Bezug zur Unternehmensgröße wurde bei durchschnittlich 178.000 Bestellungen pro Jahr eine hohe Quote von Rechnungen ohne Bestellbezug ermittelt, die üblicherweise ein wesentlicher Kostentreiber sind.“ (ebd.: 17)

Nicht überraschend: Der Digitalisierungsgrad steigt mit der Größe des Unternehmens. In gut 70% der Unternehmen ab 5.000 MA sind die Einkaufsprozesse digitalisiert. In allen anderen Segmenten liegt der Wert unter 40%. (vgl. ebd.: 18) Der Mittelstand darf sich nicht abhängen lassen.

Auch wenn ein Unternehmen bereits einen formalisierten Prozess für Indirekte Einkäufe installiert hat, können die Prozesskosten lt. Studie durch Umstellung von manuell auf digital von durchschnittlich 115,28 € auf 67,94 € fast halbiert werden. „Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass die Einsparungen im digitalen Prozess zu jeweils etwas mehr als 40 Prozent dem Bedarfsanforderer und dem Einkauf zugutekommen, ca. 11 Prozent entfallen auf die Buchhaltung.“ (ebd.: 20)

 
Unser Fazit:

Anforderer wie Einkäufer/innen profitieren nicht nur von der höheren Prozessgeschwindigkeit digitaler Indirekter Einkäufe, sondern auch von der einhergehenden Verbesserung der Prozessqualität. Das bestärkt uns in der Zielsetzung, weiter engagiert in die Unterstützung Ihrer digitalen Beschaffungsprozesse zu investieren.


Quellenverzeichnis:
Müller, Holger/Bollini, Elisabetta (2017): Indirekter Einkauf im Fokus: Zwischen Einsparpotenzial und Zukunftschancen, Studie, online: http://www.mercateo.com/corporate/wp-content/uploads/2017/03/Mercateo-Studie_Indirekter-Einkauf-im-Fokus.pdf (28.11.2018)

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