Die E-Rechnung setzt sich immer stärker durch, aber bis zur vollständigen Digitalisierung der Beschaffungsprozesse ist es noch ein weiter Weg.
Für 71% der Unternehmen haben digitale Rechnungen eine hohe Relevanz, aber nur jedes zweite Unternehmen nutzt sie richtig, das ergab eine Befragung von 1102 Unternehmen (mit mehr als 20 Beschäftigten) im Auftrag des Digitalverbands Bitkom. Obwohl fast drei Viertel (71 %) der Unternehmen digitale Rechnungen für sehr relevant halten, kam bei der Befragung heraus, das nur 45% tatsächlich standardisierte Rechnungs-Formate wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung nutzen.
Der Großteil setzt auf unstrukturierte PDF-Rechnungen und nutzt nicht alle Liquiditäts- und Kostenvorteile
Positiv ist, dass diejenigen Unternehmen, die bislang keine Formate, wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung nutzen, zumindest auf unstrukturierte PDF-Rechnungen setzen.
Eine Rechnung als PDF ist besser als eine gedruckte Rechnung, sie ist nachhaltig und spart Kosten beim Porto, Papier, Druck und bei der Aufbewahrung. Aber man kann PDF-Rechnungen nicht medienbruchfrei weiterverarbeiten.
Erst strukturierte Formate erlauben eine sichere und automatische Verarbeitung und damit auch die Nutzung ALLER Vorteile elektronischer Rechnungen. Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse bei Bitkom, sagt dazu: „Strukturierte Rechnungsdaten haben das Potenzial, weitere Teile der Financial Supply Chain medienbruchfrei abzubilden und zu automatisieren. Dies führt zu Effizienzgewinnen und birgt erhebliches Innovationspotenzial.“ Das aktuelle Papier „Elektronische Beleg und Rechnungsdaten im Jahr 2022“ von Bitkom und dem Forum elektronischer Rechnung Deutschland (FeRD) bestätigt das und geht noch einen Schritt weiter. Es sagt, dass auch Angebotsinformationen medienbruchfrei integriert werden müssen, um den gesamten Bestell- bzw. Beschaffungsprozess vereinfachen und beschleunigen zu können.
In europäischen Nachbarländern werden Clearance-Systeme für die Umsatzsteuer derzeit zum Treiber bei der Digitalisierung der Financial Supply Chain. Daher appelliert Bitkom an die Bundesregierung, das im Koalitionsvertrag angekündigte elektronische Umsatzsteuermeldesystem zügig voranzubringen. Hier wird sich also in Zukunft noch so einiges bewegen.
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