Fristen und Pflichten öffentlicher Auftraggeber zur Entgegennahme elektronischer Rechnungen

Pflicht = Last? Diese nicht! Laut einer empirischen Studie der Goethe-Universität Frankfurt erhalten Verwaltungen und öffentliche Unternehmen knapp 200 Mio. Rechnungen pro Jahr. Einsparungen durch e-Rechnungen betragen dort dann 2 bis 5 Milliarden Euro: Empfang – Buchung – Prüfung – Zahlung (optional) ohne einen einzigen Medienbruch. Die Folgen sind erhebliche Kosteneinsparungen durch reduzierte Bearbeitungszeiten und ein Fehleraufkommen, das gegen Null geht.

Rechtliche Grundlagen

Die im April 2014 vom EU-Parlament verabschiedete Richtlinie 2014/55/EU legt fest, dass ab dem 27.11.2020 öffentliche Auftraggeber der obersten Verwaltungsebene (Bundesebene) aller Mitgliedsstaaten ausschließlich elektronische Rechnungen (e-Rechnung / e-Invoice) entgegennehmen dürfen und elektronisch verarbeiten müssen. (Ausnahme: sog. Direktaufträge unter 1.000 Euro zzgl. USt.) Im Umkehrschluss sind alle Auftragnehmer, bei denen eine Bundesbehörde Auftraggeber ist, gezwungen, e-Rechnungen auszustellen. Das Europäische Komitee für Normung (CEN) gibt ein XML-basierendes, semantisches Datenmodell vor (strukturierte Daten). Die rechtliche Umsetzung und technische Kompatibilität obliegt jedem Staat.

Wer? Was? Wann?

Im Juli 2016 verabschiedete der Deutsche Bundestag das E-Rechnungsgesetz und im September 2017 die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) mit einem verbindlichen Zeitplan (s. Grafik). Dieser ist verpflichtend für klassische Behörden aller Verwaltungsebenen. Zudem sind aber auch alle Unternehmen einbezogen, die mehrheitlich in öffentlicher Hand sind: Universitäten, Schulen, Krankenhäuser, Stadtwerke, kulturelle Einrichtungen (Bibliotheken, Museen, Theater, …), Kindergärten, KiTas u. v. a.

Kurzum: Das gesamte Business-to-Government-Invoicing (< 1.000 € je Rechnungsnetto) ist betroffen.

Vor den Fristen dürfen, nach den Fristen müssen e-Rechnungen entgegengenommen werden.
Für Auftraggeber des Bundes gilt zusätzlich: Ab dem 27.11.2020 dürfen ausschließlich e-Rechnungen entgegengenommen werden.

 

„Elektronische Rechnung” gemäß EU-Richtlinie

Eine Rechnung im ursprünglichen Sinn ist ein Dokument, mit dem Leistungen, Waren oder Rechte abgerechnet werden. Eine e-Rechnung gemäß Richtlinie 2014/55/EU und definiert in der Norm EN 16931 ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und zudem eine automatische elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. KEINE e-Rechnungen sind demnach reine PDFs (Text/Bild), Bilddateien sowie eingescannte Rechnungen. Hybride Dateien, z. B. PDFs mit Bildern, Objekten, Texten und strukturierten Daten, sind jedoch temporär (z. Z. 3 Jahre) zulässig. Die „eigentliche” Rechnung ist jedoch immer der Datensatz. Dieser muss alle notwendigen Informationen zur Zahlungsforderung enthalten.

Zulässige Datenstandards

Wie bereits erwähnt, erarbeitet jedes EU-Mitglied souverän seinen eigenen Standard – unter der Maßgabe, dass er kompatibel zu dem Datenmodell des CEN (CEN compliant) ist. Der deutsche Standard ist die XRechnung. Er stellt den Rechnungsstandard der öffentlichen Verwaltung im gesamten Bundesgebiet dar.

Ein weiteres zulässiges Datenformat (fully compliant) ist ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931), international bekannt als Factur-X. Die Version 2.0 wurde im September 2017 vom „Forum e-Rechnung Deutschland” verabschiedet, ist (Stand heute) jedoch noch nicht vollständig definiert.

e-Rechnung @ Lehmanns

Bei uns sind alle Kunden auf der sicheren Seite. Bereits seit geraumer Zeit bieten wir die Zustellung von EN 16931-konformen e-Rechnungen nach XRechnung. Alternativ bieten wir für den Zeitraum der Zulässigkeit auch das hybride Format ZUGFeRD 1.0 und planen, Rechnungen nach ZUGFeRD 2.0 anzubieten, sobald dieses Format definiert ist. Bis zu den gesetzlichen Fristen haben Kunden bei uns weiterhin die freie Wahl der Zustellungs- und Rechnungsart.

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