Die Zeiten sind herausfordernd, nicht nur im Einkauf. Dort aber treffen veraltete Beschaffungssysteme und Personalmangel auf Lieferengpässe und steigende Preise – Zutaten für den perfekten Sturm. Jetzt auf E-Procurement zu wechseln, bietet die Chance, sich den Gegebenheiten anzupassen und mit Rückenwind aus der Krise zu kommen.
Die Wichtigkeit der Digitalisierung ist in aller Munde, zugleich nutzen Unternehmen veraltete Technik und scheuen sich, in eine agile Beschaffungslösung zu investieren. Klingt paradox? Finden wir von Lehmanns Media auch – und nennen 5 gute Gründe dafür, warum digitale Transformation und Kostenreduzierung im Procurement untrennbar zusammengehören und der Zeitpunkt zum Umstieg aktuell ideal ist.
1. Die Digitalisierung – gekommen, um zu bleiben
Digitalisierung und E-Procurement sind gefühlt seit ewigen Zeiten ein Thema, wurden jedoch selbst nach Weckrufen wie der Finanzkrise 2008 nur selten konsequent vorangetrieben. Den damit einhergehenden potenziellen Verlust für die deutsche Wirtschaft bezifferte McKinsey bereits vor Jahren. Nun jedoch hat Corona die Digitalisierung schlagartig in den Fokus katapultiert.
2. Beschaffung schnell und einfach wie Onlineshopping
Effizientere Beschaffung und zufriedenere Einkäufer – dank E-Procurement Bild: iStock.com/visualspace
Wer wettbewerbsfähig und als Arbeitgeber attraktiv bleiben möchte, darf sich der Digitalisierung seiner Geschäftsbereiche demnach nicht verschließen. Hierbei steht und fällt der Erfolg mit der Akzeptanz der Nutzenden. Ist eine neue Software userfreundlich, sind auch die Anwendenden schnell überzeugt.
Der Bereich E-Procurement bildet keine Ausnahme, ist jedoch prädestiniert für einen reibungslosen Übergang. Dies liegt an der Konsumerisierung: Moderne elektronische Beschaffungslösungen verfügen über eine ähnliche Oberfläche wie beliebte Online-Marktplätze. Wer also auf B2C-Plattformen wie amazon bereits Waren bestellt hat, wird sich im E-Procurement dank intuitiver Bedienung ebenfalls rasch zurechtfinden.
3. Erstaunlich schnell: auch bei der Implementierungszeit
Beim besagtem Onlineshopping erwarten Kunden exakt passende Ware zu attraktiven Preisen mit möglichst kurzer Lieferdauer. Auch hier besteht eine Parallele zur elektronischen Beschaffung: Die Zeiten, in denen sich die Implementierung einer neuen Software über etliche Monate bis Jahre hinziehen muss, sind zum Glück passé. Heute realisieren sich Projekte in kurzer Zeit und integriert das E-Procurement komplett in die bestehende Infrastruktur aus ERP, Finanzbuchhaltung und Rechnungsverarbeitung.
4. Lieferketten – endlich mehr Sicherheit auch für KMU
Besagtes Netzwerk ist ein echter Trumpf – besonders in Zeiten, in denen die Sicherung von Lieferketten in Kombination mit dem Drang zur Kostenoptimierung besonders hohe Priorität besitzt. Mit E-Procurement erhalten endlich auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ein schlagkräftiges Mittel gegen verspätete oder ganz ausbleibende Warenlieferungen sowie stetig steigende Preise.
Denn: statt unzählige Shops und Kataloge zu durchforsten und beim Maverick Buying auf Lieferzeitangaben zu vertrauen, beschaffen die zuständigen Einkäufer automatisiert termingenau zu verhandelten Konditionen. Dies verleiht Planungssicherheit – auch bezüglich neuer gesetzlicher Anforderungen, etwa durch das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), welche elektronische Beschaffungslösungen wie die von Proactis von Haus aus abdecken.
5. Mit SaaS vereint gegen den Arbeitskräftemangel
SaaS-Workforce: Personalbedarfe digital anzeigen und Arbeitskräfte finden Bild: iStock.com/SDI Productions
Neben der Lieferkettenproblematik zählt der Arbeitskräftemangel zu den größten Herausforderungen der heutigen Zeit. Modernes E-Procurement hat hier gleich zwei Lösungsansätze in petto.
Zum einen befreien digitale Beschaffungslösungen den Einkauf von zeitraubenden Routineaufgaben wie etwa der Dokumentation. Einkäufer können sich auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren, die Abteilung arbeitet bei unveränderter Personalstärke deutlich effizienter. Darüber hinaus haben SaaS-Anbieter wie Proactis spezielle Workforce-Module in ihrem Portfolio, mit denen sich die elektronische Beschaffung ganz einfach um leistungsstarkes Zeitarbeitsmanagement erweitern lässt.
So gelingt die Buchung temporärer Arbeitskräfte ähnlich reibungslos wie die Bestellung von Waren und Dienstleistungen: ideal für die Abfederung von Auftragsspitzen, Urlaubs- und Krankheitsvertretungen und viele andere Anwendungsfälle.
E-Procurement-Lösungen: Fazit
Digitalisierung und Kostendruck als Treiber, dazu eine leicht erlernbare Bedienung und kurze Implementierungsdauer – es gibt viele gute Argumente, möglichst bald zur digitalen Beschaffung zu wechseln. Zumal E-Procurement zwei der dringendsten wirtschaftlichen Herausforderungen der aktuellen Zeit – Lieferkettensicherheit und Personalmangel – effektiv adressiert. Eine anfängliche Investition sollten Interessenten dabei nicht scheuen, denn die Optimierungspotenziale sind immens – laut BME sparen Unternehmen mit E-Procurement bis zu 35 Prozent – und schnell zu realisieren.
Damit dies jedoch erreicht werden kann, ist es entscheidend, die Digitalisierung des Einkaufs strategisch anzugehen. Im Zuge dessen müssen alle Stakeholder in die Planung einbezogen und gemeinsam eine Software ausgewählt werden, die zum Anforderungsprofil passt.
Dieser Beitrag ist Teil einer Kooperation zwischen der Lehmanns Media GmbH und der Beschaffung aktuell.
