Der digitale Einkauf transformiert die Beschaffungsprozesse in Unternehmen grundlegend. Er zeichnet sich dadurch aus, dass sämtliche für den Einkauf relevanten Informationen in elektronischer Form jederzeit für alle Stakeholder verfügbar sind und dabei exakt auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden. Unabhängig davon, ob es sich um Informationen zu Bedarfen, eingesetzten Artikeln und Dienstleistungen, Beschaffungsmärkten, Bezugsquellen, technologischen Trends, Risiken, Chancen oder um Bewegungsdaten und Prozesse handelt – Technologien wie Business Intelligence (BI) und Künstliche Intelligenz (KI) verdichten diese Informationen zu wertvollem Wissen und bereiten sie entscheidungsunterstützend auf.
Leistungsfähigkeiten des Digitalen Einkaufs
Ein digitalisierter Einkauf kann Trends erkennen, Prognosen zu Markt- und Technologieentwicklungen sowie zu Lieferanten treffen und verschiedene Handlungsoptionen simulieren. Er agiert als umfassend transparenter und proaktiver Manager der externen Wertschöpfung, der sicherstellt, dass externe Partner strategiekonform eingebunden sind und nachhaltig agieren.
Herausforderungen und Anforderungen
Die größte Herausforderung bei der Digitalisierung des Einkaufs besteht in der Pflege und Optimierung von Stammdaten. In vielen Unternehmen herrscht ein Mangel an Transparenz, auch aufgrund einer fragmentierten IT-Landschaft mit zahlreichen Insellösungen, die zu vielfachen und inkonsistenten Dateneingaben führen. Prozesse sind oft unzureichend dokumentiert oder unterscheiden sich in der Praxis von der Dokumentation.
Ein sinnvoll digitalisierter Einkauf bietet optimierte Stammdaten zu:
- Beschaffungsbedarfen
- Präferierten und alternativen Lieferanten und Dienstleistern
- Optimalen Beschaffungskanälen (z.B. Kataloge, Plattformen, EDI-gebundene Partner)
- Lager- und Bewegungsdaten
- Kosten- und Preisbestandteilen sowie deren Entwicklungstrends
- Markt- und Versorgungsszenarien
Vorteile und Resultate eines Digitalisierten Einkaufs
Ein digitaler Einkauf kann Bedarfe nach Warengruppen clustern und diese auf Beschaffungsmärkte, -kanäle sowie auf ideale Lieferanten und Dienstleister mappen. Durch den Einsatz moderner BI- und KI-Technologien im strategischen Warengruppenmanagement wird eine Transparenz in der Supply Chain erreicht, die Bereiche wie Beschaffungslosgrößen und Bevorratungsstrategien umfasst.
Die Ergebnisse eines digitalisierten Einkaufs sind vielfältig:
- Automatisierung wiederkehrender Bedarfe, wodurch Kapazitäten für strategische Aufgaben wie Technologie-Scouting und Wertanalysen geschaffen werden.
- Ganzheitliche Betrachtung wirtschaftlicher, risikobasierter, ökologischer und sozialer Aspekte, die für fundierte Einkaufs- und Lieferantenentscheidungen genutzt werden können.
Strategische Projekte im Digitalen Einkauf
Zur Umsetzung eines digitalisierten Einkaufs können verschiedene Maßnahmen ergriffen werden, die sich auf Warengruppenpotenziale, Preisentwicklungen, Kostenstellenanalysen und Einsparpotenziale durch Benchmarking konzentrieren. Diese Maßnahmen sollten dabei stets übersichtlich und benutzerfreundlich gestaltet sein.
Beispiele für strategische Projekte sind:
- Entwicklung von Stammdaten- und Data-Governance-Strategien
- Systemische Ansätze zur Integration vorhandener und benötigter Software-Tools
- Schaffung von Transparenz über Bedarfe, Beschaffungsmärkte und potenzielle Lieferanten/Dienstleister
- Implementierung von Lösungen zur Analyse von Ausschreibungen und Simulation von Beschaffungsstrategien
- Automatisierung der Beschaffung durch optimierte Stammdaten und innovatives Katalogmanagement
- Bereitstellung benötigter BI-Systeme für den strategischen Einkauf
- Integration unterschiedlicher Datenquellen für den strategischen Einkauf
- Dashboards mit tiefen Analysemöglichkeiten und Drill-down-Funktionen
Durch die Digitalisierung des Einkaufs können Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse effizienter und transparenter gestalten und somit nachhaltige und strategisch fundierte Entscheidungen treffen.
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