Medien gelten in vielen Unternehmen als C-Artikel. Ihre Beschaffung ist aufwendig und oft nicht geregelt. Dabei ist die Versorgung der MitarbeiterInnen mit Informationen von entscheidender Bedeutung. Detlef Büttner, Geschäftsführer des Fachmedienhändlers Lehmanns Media, erklärt im Interview, wie zeitgemäßes Medienmanagement aussehen kann.
Beschaffung aktuell: Welche Vorteile haben Unternehmen, die das Lehmanns Medienportal für Beschaffung und Nutzung einsetzen?
Detlef Büttner: Medien werden aufgrund ihrer Diversität oft bei verschiedenen Quellen gesucht, bestellt und genutzt – in Webshops, bei Verlagen, Universitäten und Forschungseinrichtungen, Ämtern, Standes-Organisationen oder beim Buchhändler um die Ecke. Das ist schon in der Print-Welt aufwendig und unübersichtlich, in der digitalen Welt kommen noch lizenzrechtliche Fragen dazu, die den Einkaufs- und Nutzungsprozess komplex und teuer machen. Dies führt zu Frust auf allen Ebenen und verhindert, dass die Information dorthin gelangt, wo sie für den Unternehmenserfolg benötigt wird. Wir haben uns darauf spezialisiert, mit unseren Kunden die bestmögliche Lösung zur erarbeiten und diese über unser Medienportal Le2B bereitzustellen. So stellen wir sicher, dass wichtige Informationen und verlässliches Wissen dorthin gelangen, wo sie gerade benötigt werden – an den Arbeitsplatz des Mitarbeiters in der Firma, im Home-Office oder unterwegs.
Beschaffung aktuell: Herr Büttner, wie können Unternehmen bei Ihnen Medien beschaffen?
Büttner: Mit unserem Medienportal Le2B bieten wir unseren Kunden eine Lösung, die die oft aufwendige Medienbeschaffung einfach und effizient macht. Die im Portal integrierten Kataloge erschließen weltweit über 100 Millionen Titel, in denen MitarbeiterInnen recherchieren können. Die Freigabe erfolgt in der Regel per Warenkorbsystem von autorisierten MitarbeiterInnen im Einkauf oder anderen Fachabteilungen. Das integrierte Report-Tool bietet jederzeit maximale Transparenz zu Bestell- und Lieferstatus, Budgetausschöpfung und vielem mehr. Alle Einstellungen werden ganz per einfach Mausklick konfiguriert und auf die speziellen Anforderungen im Unternehmen angepasst.
Beschaffung aktuell: Welche Medien können über Ihr Portal beschafft werden?
Büttner: Unser Ziel ist es, den größtmöglichen Katalog mit relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen. Aktuell können in Le2B unter anderem rund 30 Millionen Bücher, 1 Millionen eBooks, 50.000 Zeitschriften und eJournals, über 30 Millionen Einzeldokumente, 1.000 Fachdatenbanken und 30.000 DIN-Normen recherchiert, bestellt und genutzt werden. Ein besonderes Augenmerk legen wir darauf, auch wertvolle kostenfreie Quellen zur Verfügung zu stellen. Davon gibt es zunehmend mehr und wir haben uns zum Ziel gesetzt, diese systematisch zu erschließen und über Le2B verfügbar zu machen. Dies können eBooks, aber auch Zeitschriften und andere Medienformate sein. Wir haben uns ganz dem Nutzer und seinem maximalen Vorteil verschrieben, ungeachtet dessen, ob die Quelle kostenpflichtig oder kostenlos ist.
Beschaffung aktuell: Ich habe gelesen, auch eine Anbindung an E-Procurement-Systeme sei möglich?
Büttner: Das ist für uns Tagesgeschäft und wir kennen die allermeisten Anbindungen im Markt aus langjähriger Erfahrung. Das Warenkorbsystem unseres Medienportals Le2B unterstützt alle Transfer-Prozesse, wie z. B. die Punchout-Lösung mit Anbindungen an alle relevanten ERP- und eProcurement-Systeme via OCI, cXML, JSON etc. oder auch elektronische Bestellannahme und Rechnungstellung, etwa im EDIFACT-Standard. All diese Schnittstellen sind ein wichtiger Teil unserer durchgehend digitalisierten Bestellabwicklung.
Beschaffung aktuell: Sie bieten auch Lizenzmanagement an. Was verstehen Sie darunter?
Büttner: Die bestmögliche Informationsversorgung im Unternehmen ist heute in der Regel ein Mix aus Print- und elektronischen Medien. Bei elektronischen Medien kennen wir den Markt und die unterschiedlichen Lizenzmodelle oft aus jahrzehntelanger Erfahrung. Je nach Bedarf beraten wir unsere Kunden bei der Auswahl von elektronischen Medien und führen – bei entsprechendem Volumen – gerne auch die Preisverhandlungen mit nationalen und internationalen Anbietern. Wir prüfen die bestehenden Lizenzen in allen Unternehmensbereichen, konsolidie- ren diese und ermitteln günstigere Mengen- und Paketpreise. Dabei geben wir Preisvorteile direkt an unsere Kunden weiter. Auf der Verwaltungsebene übernehmen wir die Aufschlüsselung der Kosten für die Lizenzen auf die einzelnen Unternehmensbereiche und bilden systemisch die Nutzer- und Zugangsverwaltung ab. Auch das Lizenzmanagement ist Teil des Medienportals und vollständig in Anwendung und Workflow integriert.
Beschaffung aktuell: Wie erhalten die Mitarbeiter im Unternehmen Zugang zu ihren elektronischen Medien?
Büttner: Über unsere kundenindividuell zusammengestellte und gebrandete Online-Bibliothek. Darin finden die MitarbeiterInnen alle vom Unternehmen lizensierten elektronischen Inhalte aus elektronischen Zeitschriften, eBooks und Datenbanken sowie relevante freie Publikationen – Open Access – aus allen Bereichen. Die Lehmanns Meta Search erschließt die Inhalte nach dem Google Suchschlitz Prinzip und zeigt die relevanten Treffer an. Der Zugang erfolgt in aller gel im Intranet via IP-Check, so dass aufwändige IT-Abstimmungsprozesse im Hintergrund in aller Regel entfallen. Diese Lösung ist seit Beginn der Corona-Pandemie besonders gefragt, da so die Informationsversorgung an allen Orten gewährleistet und sichergestellt ist. Aus vielen Gesprächen nehmen wir mit, dass dieser Weg nicht nur aus Effizienzgründen gewählt wird, sondern auch als Ausdruck von Unternehmenskultur und Mitarbeiterorientierung gesehen wird. Wir stellen sicher, dass wichtige Informationen und verlässliches Wissen dorthin hingelangen, wo sie gerade benötigt werden.
Beschaffung aktuell: Für welche Unternehmen lohnt sich die Medienbeschaffung mit Le2B?
Büttner: Grundsätzlich für alle Unternehmen, die in irgendeiner Form Medien nutzen. Die Basis-Version für die Beschaffungslösung ist überdies kostenfrei und kinderleicht zu implementieren. Die Einstiegsschwelle ist niedrig. Wir setzen darauf, dass das Arbeiten mit dem System und unser persönlicher Kundenservice überzeugen, damit daraus eine langfristige und partnerschaftliche Geschäftsbeziehung entsteht. Das ist seit Jahrzehnten unser Geschäftsprinzip und wir sind stolz darauf, dass sich daraus langjährige Verbindungen zu Unternehmen aus allen Branchen und Größen entwickelt haben – vom forschungsintensiven kleinen Mittelständler bis zum DAX-Konzern.
Beschaffung aktuell: Sie sagten einmal, die zur Verfügung Stellung digitaler Medien sei „aktives Wissensmanagement“. Was meinen Sie damit?
Büttner: Durch die Veränderungsprozesse in Gesellschaft und Wirtschaft sind Mitarbeiter in unseren Unternehmen immer häufiger Wissensarbeiter – auch in der Produktion. Statische Abläufe und Organisationsformen werden schrittweise durch Projektorganisation und Arbeiten in flexiblen, an der jeweiligen Situation ausgerichteten Teams abgelöst. Die Zeit, die benötigt wird, um das für Entscheidungen und Handeln benötigte Wissen zu beschaffen, ist ein wichtiger Wettbewerbsfaktor und relevant für die Mitarbeitermotivation. Die Folgen einer veralteten oder unvollständigen Wissensbasis sind höhere Kosten, Mehrarbeit, Fehlentscheidungen und auch mangelnde Motivation. Das ist inzwischen auch mit Studien belegt. Unsere Mission ist es, unsere Kunden auf diesem Weg zu begleiten und Ihnen der Partner zu sein, den es braucht, um intern verlässliches Wissen dort zu Verfügung zu stellen, wo es benötigt wird.
Das Interview führte Sanja Döttling, Redakteurin Beschaffung aktuell.
